Einfaches Erfassen mit dem Vorgangsexperten
Ein Vorgang, z.B. eine Brandschau oder eine Stellungnahme im bauaufsichtlichen Verfahren, läßt sich komfortabel und dialoggeführt über den sogenannten Vorgangsexperten anlegen.
Der Vorgangsexperte ist eine VB-Office-Funktion, die Sie beim Anlegen der Daten unterstützt und durch die Erfassungsmasken führt.
Wenn Sie die Planungsunterlagen von der Bauordnung bekommen haben, tragen Sie die bis dahin bekannten Stammdaten des Bauvorhabens in die entsprechenden Datenfelder ein.
Damit Sie den Datensatz später eindeutig zuordnen und wiederfinden können, ist die Erfassung der Objektadresse, der Adressen von Bauherr und Architekt, sowie der Beschreibung des Vorhabens erst einmal ausreichend.
Weitere Daten können ggf. später nachgetragen werden. Die Eintragung der Eingangsdatums, Zuordnung des Sachbearbeiternamens etc. erfordert nur noch einen Mausklick.
Die Screenshots rechts zeigen die Eingabemasken in der Reihenfolge der Eingabe. Klicken Sie auf den Screenshot zum Vergrößern.
Starten des Vorgangsexperten
Zum Anlegen eines neuen Vorgangs drücken Sie im Menü den Knopf "Neuer Vorgang".
Seite 1 - Adresse erfassen
Auf der ersten Seite des Vorgangsexperten erfassen Sie die Objektanschrift. Sie können dabei auf das von uns importierte Straßenverzeichnis Ihres Ortes zurückgreifen, in dem sich alle Straßen mit Postleitzahlenabschnitten befinden.
Begleitende Daten, wie z. B. die Stadtplankoordinaten oder der zuständige Sachbearbeiter / Bezirk der Bauordnung werden automatisch übernommen, wenn die Daten eingepflegt sind.
Suchen und Übernehmen der Straßendaten
Die Übernahme der Daten aus der Straßentabelle stellt sicher, dass Straßennamen in der Datenbank immer gleich geschrieben sind.
Seite 2 - Objekt anlegen oder auswählen
Auf der 2. Seite legen Sie das Bauobjekt an. Wenn das Objekt unter dieser Anschrift bereits existiert, wird es Ihnen in diesem Dialog angezeigt und Sie müssen es nur noch auswählen. Tragen Sie die Bezeichnung ein, unter der das Objekt zu diesem Zeitpunkt bekannt ist.
Seite 3 - Vorgangsdaten erfassen
Auf dieser Seite erfassen Sie Details zum Vorgang. In den meisten Datenfeldern müssen Sie nur noch Daten aus Listen anklicken um diese in den Datensatz zu übernehmen. Neben der Art des Vorgangs und der Beschreibung des Vorhabens, erfassen Sie hier auch das Aktenzeichen, den zugewiesenen Sachbearbeiter und ggf. Terminvorgaben.
Seite 4 - Zusatzinfos erfassen
Die Zusatzinformationen geben Sie nur ein, wenn sie benötigt werden.
Die Seite läßt sich ggf. auch mit einem Klick überspringen.
Seite 5 - Adressen erfassen oder ändern
Erfassen Sie in diesem Dialog alle wichtigen Adresse z. B. vom Bauherrn und Architekten. In VB-Office können Sie zu einem Objekt oder Vorgang beliebig viele Adressen erfassen.
Adresse eingeben
Im Adressdatensatz habe sie alle wichtigen Informationen zur Kontaktaufnahme.
Anzeige des Vorgangs im Eingangsbuch
Nach der Erfassung des Vorgangs ist er im Eingangsbuch sichtbar.
Durch Doppelklick öffnen Sie den Vorgang im Objektbaum.
Objektbaum mit Vorgangsdaten
Der Vorgang wird von VB-Office automatisch an der richtigen Stelle im Objektbaum angeordnet. Im Vorgang sammeln Sie alle Daten, die für den Vorgang wichtig sind. Dazu gehören u. U. auch externe Dokumente wie z.B. PDF-Dateien, Excel-Tabelen oder Word-Dokumente.