• Eingangs-/Ausgangsbuch
• Objektdatenverwaltung
• Erstellen von Dokumenten
• Objekt- und vorgangsbezogene Dokumentverwaltung
• Erfassen und Verwalten von Brandschaumängeln
• Mobile Datenerfassung
• Windows Textverarbeitung
• Verwendung von Mustersätzen
• Brandschau- und Terminwiedervorlage
• Zeit- und Leistungserfassung / Gebührenabrechnung
• Verwaltung von Löschwasserentnahmestellen
• Versenden von E-Mails, Übergeben von Texten
• Einbinden und Speichern beliebiger Dateien
• Statistik und Auswertungen
• Listendruck, Drucken von Datenblättern
• Benutzerverwaltung, Zugriffsrechte
• Papierkorbfunktion

Das Eingangs-/Ausgangsbuch gibt ihnen den Überblick über alle unerledigten, in Arbeit befindlichen und erledigten Vorgänge. Anfragen von Bauherren oder Architekten zum Bearbeitungsstand lassen sich innerhalb kürzester Zeit ohne langes Suchen beantworten. Vorgänge mit Terminzielen lassen sich leicht kontrollieren.

Die Objektdaten wie Objektart, Prüfintervall, Objektbeschreibung, Anschrift, Telefonnummern, Sicherheitseinrichtungen etc. werden in übersichtlichen Datenmasken dargestellt. Die Verwaltung der Objektdaten erfolgt über eine Baumstruktur. Zu jedem Objekt können beliebig viele eigenständige Unterobjekte angelegt werden. So lassen sich große Objekte wie Einkaufszentren, Bürohäuser etc. übersichtlich nach Betreibern bzw. Eigentümern in beliebig viele Nutzungseinheiten unterteilen. Bauobjekte, Vorgangsordner, Dokumente etc. lassen sich einfach per Drag & Drop verschieben. Mit der Kopierfunktion, lassen sich wiederkehrende Daten, wie Adressen von Architekten, baugleiche Nutzungseinheiten, Termine, Dokumente etc. leicht duplizieren.

Stellungnahmen, Gutachten, Brandschauberichte, Aktenvermerke etc. werden schnell und komfortabel unter Verwendung von Mustersätzen und Textbausteinen erstellt. Ordnen Sie dem Text ein Anschreiben (Titelseite) und eine oder mehrere Empfängeranschriften zu. Die Anschreiben  lassen sich  frei gestalten und werden als Dokumentvorlagen verwaltet. Alle variablen Daten (Objektdaten, Adressdaten, Termindaten, Sachbearbeiterdaten etc.) werden automatisch aus der VB-Office- Datenbank übernommen. Zur Vereinfachung der Arbeit werden die Vorgänge mit einem sogenannten ?Vorgangsexperten? erstellt. Hierdurch erfolgt eine automatische Anordnung der Daten im Objektbaum. Sie erhalten ohne weitere Sortierarbeit einen übersichtlichen Datenbaum mit Objektordnern, Objekten, Vorgängen und Dokumenten, in dem Sie auch eine Volltextsuche durchführen können.

Dokumente wie z. B. Brandschauberichte, Stellungnahmen, Aktenvermerke usw. lassen sich komfortabel aus Dokumentvorlagen erzeugen. Sämtliche Dokumente werden dabei vorgangsbezogen abgelegt. In der Baumübersicht sehen Sie alle Dokumente, die einem Vorgang zugeordnet sind. Dokumente lassen sich beliebig kopieren und als Grundlage für neue Dokumente verwenden.

Brandschaumängel werden zusammen mit detaillierten Ortsangaben in einzelnen Datensätzen gespeichert, die Struktur und Reihenfolge kann beliebig verändert werden. Durch eine automatisierte Bearbeitungshistorie lässt sich der Verlauf der Mängelbeseitigung detailliert verfolgen. Die Druckfunktion filtert die als erledigt gekennzeichneten Mängeldatensätze bei Bedarf aus. Die Verwaltung und Auswertung offener oder teilweise behobener Mängel wird dadurch sehr übersichtlich.

VB-Office bietet Ihnen die Möglichkeit die Brandschaudaten mit einem Tablet-PC mobil vor Ort zu erfassen und diese Daten bei der Rückkehr in die Dienststelle mit den Daten auf dem Datenbankserver zu synchronisieren.

Die anwenderfreundlichen Erfassungsmasken erleichtern und Beschleunigen die Datenerfassung vor Ort. Sie vermeiden Doppelerfassung und fertigen den Bericht schon während der Brandschau. Die Integrierte Handschrifterkennung erleichtert die Erfassung frei formulierter Texte. Vorformulierte Mustersätze, und Mangelbeschreibungen, die ihnen je nach Mangel vorselektiert angezeigt werden, fügen Sie mit einem Mausklick in den Bericht ein.

Die integrierte Windows-Textverarbeitung erlaubt die Übernahme bestehender Texte aus anderen Textverarbeitungen per Drag & Drop. Die Funktionalität ist optimal auf die Arbeit im Vorbeugenden Brandschutz abgestimmt. Durch anwenderfreundliches Einfügen von Datenfeldern aus der VB-Office Datenbank erstellen Sie in kürzester Zeit  beliebige Dokumentvorlagen für Ihre Standardschreiben.

Sie können Mustersätze anlegen und pflegen, oder die von uns gelieferten Mustersätze verwenden, um gute rechtssichere Formulierungen in Ihre Brandschauberichte oder Stellungnahmen einzufügen. Dabei ist auch die Verwaltung der  Mustersätze sehr einfach und übersichtlich.

Brandschautermine, Wiederkehrende Prüfungen, Nachschautermine oder Termine für Begehungen, Bauzustandsbesichtigungen, Schlussabnahmen etc. werden objektbezogen verwaltet. Für jedes Objekt lassen sich beliebig viele Termine und Terminarten anlegen. Terminen können Prioritäten zugeordnet werden. Terminlisten lassen sich mit wenigen Klicks in eine Excel-Tabelle exportieren.

Zur Kalkulation für die Gebühren- bzw. Kostenberechnung (Brandschau, Gutachten etc.) ist  eine vorgangsbezogene Protokollierung der Tätigkeitsparameter wie Art und Zeitbedarf möglich. Die Daten können als Grundlage für eine Rechnung oder eines Leistungsberichtes verwendet werden.

Die Verwaltung von Löschwasserentnahmestellen wie z.B. private Löschwasser-Hydranten. Wartungsintervalle, Fehlermanagement sowie der komplette Schriftverkehr mit dem Betreiber werden durch komfortable Funktionen in VB-Office unterstützt.

Aus VB-Office lassen sich E-Mails mit Dokumenten versenden. Auf diese Weise kann ein bequemer Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Rechnersystem (z. B. Brandschutzdienststelle <-> Bauordnungsbehörde) ohne weitere Systemeingriffe realisiert werden. Die Textdokumente können auch im RTF-Format abgespeichert werden und lassen sich somit von anderen Systemen direkt lesen.

Beliebige Dateien wie z.B. Bilder, Word-Texte, Excel-Tabellen, PDF-Dokumente etc. lassen sich objektbezogen in der VB-Office-Datenbank abspeichern. Das ist nützlich, wenn Sie Besprechungsprotokolle, Zeichnungen/ Skizzen oder Bilder, die ihre Kunden ihnen senden oder die sie selbst gefertigt haben, zum Objekt ablegen wollen. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß die Datei ist. Dadurch dass sie alle Dokumente / Bilder in der zentralen Datenbank gespeichert haben, können alle autorisierten Mitarbeiter im Netzwerk auf diese Daten zurückgreifen.

Sämtliche Tätigkeiten des Sachbearbeiters lassen sich einfach und schnell erfassen. Fallzahlen zu Tätigkeitsarten und Objektarten werden teilweise automatisiert in einer Statistikdatei gespeichert und lassen sich periodisch  auswerten.

Terminlisten, Objektlisten, Dokumentlisten lassen sich komfortabel drucken. Die Erstellung von gedruckten Objektdatenblättern erleichtert die Brandschau, weil alle wesentlichen Daten des Objektes zum Ortstermin mitgenommen werden und sozusagen als Checkliste und Arbeitsgrundlage verwendet werden können.

Eine ausgeklügelte Benutzerverwaltung regelt die Zugriffsrechte auf Programmfunktionen und Daten. Dadurch wird z. B. verhindert, dass ein Mitarbeiter der Daten nur lesen darf, versehentlich Daten verändert.

Alle Daten und Dokumente die von Benutzern gelöscht werden kommen in einen "Papierkorb" Der Benutzer kann seine eigenen Daten jederzeit wieder zurückholen, jedoch nicht versehentlich endgültig löschen. Nur der Systemverwalter kann den Papierkorb leeren.